审计资料清单 小环节里有学问

发布时间:2018-12-04 08:49:44
来源:广州审计通讯
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在审计项目中,收集审计资料是一个说起来简单,做起来繁琐的事情。这个小小的环节既不起伏跌宕,也不总揽大局,有时让审计与被审计都颇费周折。“列举一张告诉对方需要哪些资料的清单”,这样一个看似微不足道的环节却贯通项目始末,同时也是做好其他审计工作的基础。因为所有的审计判断和结论,包括审计报告,都以获取的审计资料为支撑,一旦处理不当会造成审计人员全局被动,甚至对整个审计工作的效率和质量产生相当大的负面影响。故笔者根据实践经验,总结出以下注意事项:

一、需求具体内容明确

一般而言,被审计单位除了报表、档案等体现结果的资料,还有很多体现过程的资料。而每个审计项目由于需求不同,哪怕是审计相同时期的同一个单位,只是变换一下审计角度都需要另作专门取证。这类记录了工作痕迹和决策过程的资料,往往是非标准化的,不够正式,故往往不在正常提供的资料之列。然而恰恰是这些资料才能真实反映被审计单位的存在问题及其形成原因。这种特征有时会让审计人员难以把握,往往需要凭借经验及经过调查取证才能心里有底。故在确定审计资料需求的范围和内容之前,要根据该单位提供的被审计事项的业务流程和管理情况、管理需求进行了解,对其报表、账册等常规资料进行初步分析,尤其需要研究在关键的环节中会形成哪些数据和资料,找出需要关注的事项,然后再结合这次审计的目的和实施方案要求的审计重点确定需要查看哪些资料和数据。

简而言之,就是首先弄清需要被审计单位提供哪些资料,把需要的资料详细列出来。

其次,提出需求不能太笼统宽泛。如“请提供贵单位本年度收支情况”,往往让被审计单位不知该如何提供,因为一整年收支情况数据量十分庞大,还不如直接看该年度的账册。此时需要审计人员从具体角度出发,要求被审计单位提供对应项目的收支情况或收支情况的说明等详细资料。有些审计人员由于没做好准备工作,难以提出具体明确的需求,又怕收集到的资料不完整,于是提出很模糊的要求,却希望对方能全盘理解自己的意图并自觉地提供完整的、整理好的资料。想法很美好,事实上却让被审计单位不知所措,然后出于自我保护的本能就把需求简化再简化,再提供给审计人员一份“简明扼要”的资料,这些材料往往含糊其辞,到头来就是“无关紧要”。反正审计人员也没有说得很清楚嘛!等到发现资料无法满足审计需求时,往往又需要继续补充……如此来来回回、反反复复,表面上是浪费时间,实际上是消磨了双方的精力,不仅影响了工作效率,更大大降低了审计的严肃性与专业性。

因此,在提出资料需求时务必细化、准确,让对方一看就清晰明了。尤其需要重视的是,务必要求被审计单位提供资料有一个确定的时限。因为被审计单位对于审计人员提出的审计资料清单,往往比较抵触。如提供账册等常规以外的资料就增加了工作量,或需要额外抽调人员作整理,这自然会引起一些不满情绪,被审计单位的人员以拖延提供时间来发泄情绪比较常见。故明确提供时限的作用在于,如被审计单位不配合,超过时限也不提供,此时审计人员可通过审计部门发出警告。另一方面,审计资料清单的提供形式也最好能够提前明确。如是否需要原件、复印件是否需要盖章签字、是否需要电子版、电子数据是以什么格式提供等等,这些都需要在提出清单时沟通清楚。提出的要求越细致,对方越容易理解审计清单有哪些需求,自然越容易提供。为防止疏漏,对于被审计单位提供的资料,最好在提供时就应明确地予以确认,用盖章、签字、书面说明或电子邮件等形式确认其真实、准确、完整。这样做既方便审计人员进行工作,也不让别人为难,更免得给对方创造敷衍的借口。

二、胆大心细求证复核

取得资料的过程往往是需要经过一系列斗智斗勇,乃至漫长抗争。有时已经“等到花儿都谢了”的审计人员就此放松警惕,一拿到资料马上就急着进行下一步,而忽略应对资料做简单的验证,对其准确性和完整性进行初步判断。这是不可取的,就像买卖时,买方一定要先弄清对方交的货成色如何、能不能用,才交易。如果因为怕麻烦而不作验证,可以称得上是后患无穷,日后出现问题时将对双方造成极大不便。

对于取得的审计资料,不能简单地复制,要对其准确性和完整性进行初步判断,确认资料的来源是否正确、合法,这会影响到审计取证是否真实及审计结论是否正确。所以,对于文件性的资料,一定要审查是哪一个部门发出的,是否有效,是否与被审计事项挂得上钩,是否有张冠李戴的情况;对于被审计单位自身的内部文件,必须要把准备采纳的资料进行真实性调查,走访相关部门,务必要实事求是;对于被审计单位自己汇总的数据资料,必须与内部数据或对外公布数据进行比对,明细加总与相关报表比对、查验相关资料中同类数据是否一致等等。如果怕麻烦而不作验证,等到交换意见或发出审计报告时才发现审计结论所依据的资料和数据不实,将影响到审计项目的完成。甚至会造成因审计取证不实,从而被推翻审计发现的问题,或发出审计报告后被审计单位提出复议。

常用的验证方法有:与外部数据或对外公布数据进行比对,明细加总与相关报表比对、查验相关资料中同类数据是否一致等等。需要注意的是,有些系统导出的非标准化电子数据,容易在设置筛选条件时出现错误,导致数据缺失或混乱。

如果审计资料精确性欠缺,将直接影响审计结论的准确性。所谓“外行看热闹,内行看门道”,哪怕在已经明确了资料清单的前提下,可以产生误会的地方还很多,例如,同样是2017年预算,是上报版还是批复版?是年初批复的还是要包含年中调整?如没有就关键细节与被审计单位进行充分沟通,拿到的资料都有可能是不准确的。一些口径不符合审计项目要求的数据就可以直接影响审计工作质量,说不定对方还很乐意产生误会,并为此想方设法。毕竟没有资料,就没有伤害,审计过程中被耽误的时间越多,审计可发现的打击与伤害就越小。

三、适当灵活不断完善

确定审计项目,发出审计通知书时,就要求被审计单位根据《中华人民共和国审计法实施条例》第二十八条和《中华人民共和国国家审计基本准则》第二十一条的规定,对其提供的审计期内财政、财务收支的全部资料的真实性、完整性作出承诺,进点后,必须由被审计单位的负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人在承诺书上签名,并加盖单位公章。但在审计过程中,由于被审计单位根据承诺书提供的资料未能满足审计项目的要求,或者是在审计过程中出现重大问题,需要超出原审计范围的资料,为防范审计风险,审计人员可在合法范围内,要求被审计单位另外提供适当的能说明问题的取证资料,这就要求审计人员灵活掌握情况,与被审计单位协商,提出取证资料清单,要求被审计单位配合。

总而言之,列好审计资料清单既不是难事,但也不是一件容易办的事。这件事就像开车,考个驾照很多人都能过,但把车开好却是一门学问,需要在实践中不断总结经验,吸取教训,最终能例举一份让双方都满意的清单。这需要审计人员有相关的经验技能,及职业的敏感性,有时候甚至还需要一些机遇。有些人,可能为审计事业奋斗一生却没有很大的成绩,有些人却在平凡的工作挖掘出蛛丝马迹,接着查出疑点甚至查出大案,这可能是运气,但绝对不能少了专业水平和职业素养。故在平常的审计工作中,要不断总结经验、吸取教训、多动脑筋,有时通过这样简单的资料清单里就能寻找到有用信息,得到机遇。提前做好审计取证工作,不仅可以提高效率,有利于后期开展意见交换,更可掌握主动性。避免查出大问题后,对方以提供的资料有问题为借口,或拖延不确认作为审计证据的资料。

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